Les commissions se réunissent trois semaines un mois avant la date prévue pour le rassemblement inter-écoles propre à chaque activité.

Chaque commission doit, collectivement ou par cycle :

• vérifier que le matériel nécessaire à l’activité (pour chaque cycle) est bien disponible dans le local USEP de l’école de Saint-Jean-Pied-de-Port ;
• faire la répartition des enfants et des adultes en équipe et par atelier, prévoir les parents à demander à telle ou telle école le cas échéant pour que l’encadrement soit correctement assuré ;
• vérifier ou refaire les documents expliquant les différents ateliers ou jeux proposés ;
• faire tous les courriers à envoyer (les modèles se trouvent dans l’onglet “Espace enseignant”) :
• lettre à l’IEN et tableau de répartition des adultes,
• demande(s) d’autorisation des terrains aux Mairies de Garazi et Baigorry ;
• demandes d’utilisation des terrains au Collège et au Lycée ;
• lettre pour la Mairie du village où a lieu l’orientation cycle 3 ainsi que celle pour prévenir la gendarmerie.

Dès qu’une commission s’est réunie et a finalisé tous les documents propres à une activité, si des modifications ont été faites, n’oubliez pas d’envoyer tous les nouveaux documents à l’administrateur du site pour qu’il soit réactualisé (actuellement : école de Saint-Jean-le-Vieux).